ひとり人事の限界を突破！メリット・デメリットと業務効率化の秘策

2026.02.17

ひとり人事とは全ての人事業務をひとりで担っている状態をいい、スタートアップやベンチャー企業など、成長段階の企業で多く見受けられます。

労務管理や採用、人事評価制度構築など、専門的かつ多くの業務をひとりで担うため、非常に負担が非常に大きくなります。

本記事では、ひとり人事のメリット・デメリットやひとり人事が直面しやすい課題を解決するための具体的な方法までを徹底解説します。

ひとり人事とは

ひとり人事とは、その名の通り組織や企業内で採用・労務・評価・教育などの人事領域をひとりで担当する状態を指します。

ベンチャー企業や中小企業に多く見られ、組織のフェーズによっては総務や経理と兼任しているケースも少なくありません。

大企業であれば人事部門は複数人で構成されており、採用や労務、タレントマネジメントなどのグループわかれて分担するケースが多いです。

しかし、ひとり人事はこれらの業務をひとりで担うことになるため、負担が大きくなる傾向があります。

ひとり人事が担う業務

人事というのは、採用だけでなく、労務や勤怠管理、福利厚生など、「ヒト」に関する事柄を管理するため、扱う業務が非常に広大です。

具体的な業務内容は以下のとおりです。

ひとり人事の特徴

ひとり人事は人事の仕事をひとりで回す必要があります。

また、ひとり人事は中小企業やスタートアップ・ベンチャー企業など、人材が少ない企業に多いため、経営層との連携も求められる傾向があります。

なかには、経営層がひとり人事を兼ねている企業もあります。

特にスタートアップ・ベンチャー企業は人材が少ないため、採用に力を入れるケースが多い傾向あります。

そのため、経営層と連携し、緻密な採用戦略や採用方針の立案が求められます。

また、求人の出稿や候補者の選考、入社手続などもひとりで担うことになるため、スケジュール管理が杜撰になることもあります。

経営層が人事も兼ねている場合は経営と採用を両立する必要があります。

一方、これらの企業はまだ社内制度が整っていないことも多いため、既存従業員からの相談を受けることもあり、手が回らないことが多いのが実情です。

ひとり人事のメリット

ひとり人事であることには以下のようなメリットもあります。

• 意思決定を迅速に行える
• 自分の裁量で業務を進められる
• さまざまな業務のスキルが身につく
• 自社の全体像を把握できる
• コストを削減できる

それぞれについて下記で解説します。

意思決定を迅速に行える

複数人で人事業務を回している場合、それぞれのメンバーとの調整が必要です。

一方、ひとり人事はすべての意思決定を自分ひとりで行うことになります。

他のメンバーの意見を聞く必要がないため、経営層との合意さえ取れれば即座に施策を実行できます。

経営層が人事も兼ねている場合はよりスピーディに実行に移すことができます。

市場の変化が激しい現代において、このスピード感は大きな武器といえます。

自分の裁量で業務を進められる

ひとり人事は自分の裁量で業務を進めることができます。

そのため、自分の判断で優先順位をつけてスケジュールを組むことが可能です。

また、業務フローの構築からツールの選定まで、自分の考えを自由に反映できるため、理想を形にしやすく、高い納得感を持って取り組むことができます。

さまざまな業務のスキルが身につく

ひとり人事は採用から勤怠管理、労務管理、組織開発など、上流から下流まで様々な業務をひとりで担います。

そのため、幅広い業務経験を積むことができ、様々なスキルや知識が身に付きます。

ゼネラリストとしてのキャリア形成が叶い、市場価値が飛躍的に高まるため、転職や起業の際にも有利になります。

自社の全体像を把握できる

ひとり人事はすべての人事業務をひとりで回します。

また、経営層や各現場との連携も自分ひとりで行います。

そのため、自社の全体像を把握できるというのはメリットといえます。

また、企業全体や各部門の課題や特徴をすべて把握できるため、市場変化に柔軟に対応できるのもメリットです。

コストを削減できる

ひとり人事は様々な人事業務をひとりで行うため、人件費を抑えることができます。

また、無駄な会議や調整の手間も省略できるため、場所代や時間といったコストも最小限に抑えることができます。

ひとり人事のデメリット

ひとり人事のデメリットとしては以下のようなものがあります。

• 業務過多や精神的な負担が多い
• 仕事を教えてくれる人がいない
• 自分の代わりがいない
• 相談相手がいない
• 人的エラーが発生しやすい
• 連携不足が起きやすい
• 採用の質の低下

それぞれについて下記で解説します。

業務過多や精神的な負担が多い

ひとり人事は広範囲の業務をひとりで抱えるため、業務過多になりがちです。

各業務内容も重要でミスが許されないものが多いため、責任が重く、精神的な負担が増えてしまいます。

そのため、生産性が低下したり、健康リスクが生じたりすることもあります。

また、開発や営業といった職種と異なり、人事などのバックオフィス業務は成果が見えにくいため、周りからの理解も得にくい傾向があります。

そのため、「もっと良い人を採用して」「応募が少ない」「本当に仕事をしているのか」などと周りから文句を言われたり、プレッシャーをかけられたりすることもあります。

業務負担が大きいわりに成果が見えず、圧力もかかるため、心身が疲弊してしまうこともあります。

仕事を教えてくれる人がいない

ひとり人事の場合、経営者が人事を兼ねていたり、上司が経営者であったりすることも少なくありません。

上司が人事に詳しくない、あるいは上司が存在しないという状況であることが多いのです。

そのため、未知の課題に対しては自分で調べるしか手段がなく、手探りでやっていくしかありません。

また、周りにアドバイスや指摘する人がいないため、自分のやり方が正しいのか判断できず、常に不安がつきまといます。

自分の代わりがいない

ひとり人事は文字通り、人事業務をひとりで担います。

そのため、自分が体調を崩したり休暇を取ったりすると、人事機能が完全にストップしてしまうことになり、休みにくい傾向があります。

仮に休めたとしても仕事が気になってしまい、精神的な負担が大きくなります。

また、復帰したあとも、休んでいる間に滞ってしまった業務に追われ、プレッシャーを感じたり、対応が遅れてしまったりする恐れがあります。

相談相手がいない

ひとり人事は業務やキャリアの相談相手がいないこともデメリットといえます。

ロールモデルが不在なため、自分のキャリアビジョンを描きにくいこともあります。

また、人事業務は個人情報を扱うため、社内の他部署の人にも相談しにくく、孤独やストレスを感じることもあります。

人的エラーが発生しやすい

ひとり人事はダブルチェック体制を築きにくいため、人的エラーが発生しやすくなります。

特に給与計算や採用、法定順守などのエラーは組織全体に大きな影響を及ぼす恐れがあります。

連携不足が起きやすい

ひとり人事は業務過多になりがちなため、経営層や現場の管理職との情報共有や意識のすり合わせが遅れたり、認識の齟齬が生じたりしやすくなります。

また、採用活動時はエージェントなどの社外の関係先とも連携をとる必要があります。

しかし、他の業務に追われていると、連絡や対応が遅れてしまい、採用活動全体に遅れが出る恐れがあります。

採用活動以外でも社労士や弁護士など、社外の取引先との連携は発生します。

しかし、十分な時間が取れないことで、ミスや遅れが生じることがあります。

採用の質の低下

ひとり人事は母集団形成から選考、育成までをひとりで行います。

採用戦略や採用基準を定める時間がなく、人物像が曖昧な状態で場当たり的に採用活動を行うこともあります。

その結果、母集団形成や候補者の見極めが不十分になり、ミスマッチのリスクが高まります。

ミスマッチが起き、採用・育成を繰り返すことになると、採用コストも膨らんでしまいます。

ひとり人事の課題【業務別】

ひとり人事の抱える課題について業務別に解説します。

就業規則に関する課題

10人以上の従業員を抱える事業所は就業規則を作成し、届け出ることが義務付けられています（労働基準法第89条）。

労働基準法第八十九条（作成及び届出の義務）
常時十人以上の労働者を使用する使用者は、次に掲げる事項について就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない。次に掲げる事項を変更した場合においても、同様とする。

引用：労働基準法 | e-Gov 法令検索

就業規則は労働基準法や雇用法などの法令遵守やリスク回避の視点、会社のビジョンに基づき、適切に定める必要があります。

さらに、法改正（働き方改革関連法など）が行われた際は、適宜見直しを行い、法改正に対応する必要があります。

就業規則の内容は、賃金の決定や計算、退職金、昇給などと多岐に渡るうえ、公平性が高く、従業員から納得が得られるものである必要があります。

形式的に作成しただけでは就業規則が形骸化してしまい、実態と乖離し、規則として機能しないリスクがあります。

また、対応を間違えると、法的リスクに発展する恐れもあります。

ひとりで法令を調査し、実態に即した就業規則を作成するとなると、時間も手間もかかってしまいます。

採用に関する課題

採用活動は採用基準の定義から媒体選定、自社ブランディング、母集団形成、選考など多くの時間と工数を割くことになります。

応募があった際は求職者とコミュニケーションをとり、選考や入社のスケジューリング、受け入れ先との連携など細かな作業が発生します。

これらをひとりでこなすのは難しく、負担が大きいといえます。

その結果、採用がその場しのぎになり、評価基準のブレが生じ、「いい人を採れない」といった問題が起こったり、選考スピードが遅延したりすることがあります。

教育・研修に関する課題

新人教育や社員研修といった育成の仕組みを構築するのも人事の重要な業務です。

ひとり人事の場合、教育や研修のプログラム作成、スケジューリング、実行、評価などの業務をひとりで行わなければなりません。

その他の業務に追われ、育成に手が回らない状態だと、研修や教育内容が場当たり的になってしまいます。

その結果、コストだけがかかり、従業員のスキルアップや定着につながらなくなる恐れがあります。

勤怠管理に関する課題

勤怠管理は複雑なものですが、従業員の人数や雇用形態が多岐に渡る場合はさらに煩雑になります。

近年はほとんどの企業で勤怠管理はデータ管理していますが、打刻漏れの催促や有給管理などは未だ人の目によるアナログな作業であることが多いです。

特に最近はテレワークやフレックスなど、多様なワークスタイルを採用する企業も増えています。

こういった企業の場合、就業状況の把握や対応が煩雑になり、より負担が増えてしまいます。

労務管理に関する課題

法規制の順守や入退社に伴う書類作成、社会保険手続き、福利厚生など、労務管理は複雑で専門知識が必要なため、負担が大きくなります。

また、従業員が働きやすい職場環境を整備し、リスク回避についても考慮する必要があります。

勤怠管理と同様、多様なワークスタイルを導入している企業では、隠れ残業や働きすぎといった問題も出ています。

このように、労務管理は年々課題が増えているため、ひとりで抱えきれなくなることもあります。

評価制度に関する課題

スタートアップやベンチャー企業は評価制度が整っていないことが多いです。

評価制度は従業員のモチベーションアップに重要で、組織を大きくしていくためにもしっかりと構築していく必要があります。

公平で納得感のある評価制度を構築するためには、経営層や現場との擦り合わせが必要です。

しかし、ひとり人事は様々な業務を担っているため、それらと並行しながら自社の状況に適した評価制度を構築し、運用するのは困難といえます。

ひとり人事の悩みを解決する方法

ひとり人事が抱える悩みを解決する方法には以下のようなものがあります。

• 経営陣との力体制を構築する
• 社内のコミュニケーションを強化する
• 社外の人事担当者と関係を築く
• 自己啓発や学習機会を持つ
• クラウドシステムやツール、アウトソーシングを活用する

それぞれについて下記で解説します。

経営陣との協力体制を構築する

ここまで解説したとおり、ひとり人事は経営層との連携が不可欠です。

そのためには、人事業務を経営戦略の一環として経営層に理解してもらう必要があります。

これにより、経営戦略に即した採用戦略を立てることができ、求める人材像が明確になり、採用計画をスムーズに立てることができます。

また、業務量や負担が大きく、抱えきれないと思ったら、経営層に相談することも重要です。

ひとり人事の大変さは経験した人でなければわかりません。

現状の工数とリスクを共有し、具体的に何の業務をどのくらい分担してもらいたいのかまで伝えましょう。

これにより、どのような人員やサービスをどのくらい補充すれば良いのか経営陣が理解しやすくなります。

社内のコミュニケーションを強化する

社内の他部署とのコミュニケーション強化も重要です。

ひとり人事の業務や大変さを知ってもらえば、連携がスムーズになりますし、協力も得やすくなります。

また、評価制度や教育・研修制度を構築する際は現場の従業員の声を取り入れ、納得感のあるものにすることが大切です。

他部署とのコミュニケーションのなかで、現場の不満や課題を聞くことができれば、自社に適した制度を構築しやすくなります。

採用活動の際は現場の社員を協力者として巻き込むことが重要です。

「なぜ自社に入社したのか」「どういったところが自社の魅力か」「どういった人材に来てもらいたいか」などの現場の声を聞くと良いでしょう。
これにより、求める人物像の解像度が上がり、ミスマッチが起きにくくなります。

選考にも協力してもらうことでよりミスマッチを防ぐことができます。

特にリファラル採用を推進したい場合は現場の力を借りることが必要です。一体となって取り組める仕組みを作りましょう。

なお、現場とのコミュニケーションをとる方法としては従業員満足度調査や定期的な1on１などがあります。

顔を合わせる機会がない場合は、社内SNSやチャットツールなども活用し、コミュニケーションを活性化させていきましょう。

社外の人事担当者と関係を築く

社外の人事担当者との関係を築き、情報交換をするのも有効です。

人事職のコミュニティやSNSを通じて、他社の事例を学んだり、悩みを相談したりしてみるのも良いでしょう。

同職種の方なら、同じ悩みを抱えていることも多く、新たな視点で問題をとらえたり、解決策を得る手段になったりすることもあります。

自己啓発や学習機会を持つ

ひとり人事は業務を教えてくれる人がいません

そのため、自己啓発や学習機会を意識的に持つことも大切です。

最近はオンラインでも様々な研修やセミナーが実施されています。

意識的に学習の時間をスケジューリングし、最新の労働法や新しい知識、スキルを身に着けることで、人的ミスの軽減や採用の質向上、将来的な工数削減につながります。

クラウドシステムやツール、アウトソーシングを活用する

人事業務のすべてを自力だけでこなすのは限界があります。

クラウドシステムやツールを活用することで、業務効率化を図ると良いでしょう。

また、期間や業務範囲を限定し、派遣や業務委託などのアウトソーシングを活用するのも有効です。

専門性の高い人材や業者に委託すれば、業務負担を軽減できますし、人的エラーの軽減や質の向上にもつながります。

外部の人事コンサルタントを活用するのもおすすめです。

人事コンサルタントなら、自社の抱える人事課題に対して、アウトソーシングだけでなく、ナレッジ共有など様々な側面からアプローチしてもらえます。

人事担当者も新しい知識をキャッチアップできるため、自社の人事業務の質向上につながります。

ひとり人事におすすめの業務効率化システムやツールについては次項で後述します。

ひとり人事におすすめの業務効率化システム・サービス

ひとり人事の方のお悩み解決に役立つ、おすすめのクラウドシステムやサービス、ツールに
は以下のようなものがあります。

• 採用管理システム
• スカウト代行サービス
• 内定者フォローツール
• 採用代行サービス
• 労務管理システム
• タレントマネジメントシステム
• バックグラウンドチェック・リファレンスチェック

それぞれについて下記で解説します。

採用管理システム（ATS：Applicant Tracking System）

採用業務を効率化するなら採用管理システム（ATS）の導入がおすすめです。

候補者情報の管理や選考日程、選考状況を一元管理できるため、煩雑な採用業務を効率よく進めることができます

これにより、人事担当者は候補者の見極めや採用戦略などの業務に集中できるため、採用の質向上にもつながります。

スカウト代行サービス

スカウト代行サービスはその名のとおり、スカウトメールを代わりに送信するサービスです。

自社でスカウトする場合、ターゲット人材を選定し、採用したい人材に個別でスカウトメールを送ることになります。

スカウト代行サービスなら、自社に適したターゲットの選定からスカウトメールの文面作成、メール送信を委託できるため、人事担当者は選考に集中できます。

内定者フォローツール

せっかく内定を出した候補者が内定辞退をしないよう、フォローするのも人事の大切な業務です。

特に大規模採用を行う際は、内定者のフォローまで手が回らないことも少なくありません。

内定者フォローツールを活用することで、内定者同士や企業と内定者間のコミュニケーションを活性化し、入社までの不安の払拭につながるため、内定辞退を防ぐ効果が高まります。

採用代行サービス（RPO：Recruitment Process Outsourcing）

採用代行サービスを活用するのも有効です。

特に新卒採用などの大規模な採用を行う際は採用業務が大きな負担になります。

採用代行サービスなら、母集団形成から応募者対応、面接日程の調整、面接代行まで丸ごと依頼可能です。

ただし、採用規模が小さい場合はコストに見合わないことがあるため、状況に応じて検討すると良いでしょう。

労務管理システム

勤怠管理や給与計算などの労務管理は労務管理システムを活用することで効率化を図ることができます。

労務管理システムはシステム上で手続きや申請が完結するため、情報を一元管理できます。

また、記入漏れや計算ミスといった人的エラーも防げるため、正確かつ効率的に業務を進めることができます。

タレントマネジメントシステム

タレントマネジメントシステムとは、従業員の情報を一元管理するシステムです。

従業員のスキルや評価履歴などを可視化できるため、適材適所の人材配置や一人ひとりに適した育成プランの作成などに役立ちます。

タレントマネジメントの概要については以下の記事を参考にしてください。

参考≫≫
タレントマネジメントとは？導入目的と進め方、成功に導くポイント

バックグラウンドチェック・リファレンスチェック

候補者は自分の経歴を良く見せようとすることがあります。

しかし、書類や面接といった従来の採用手法だけでは、それを見抜くことは困難といえます。

特にひとり人事が担う業務は多岐にわたるため、採用活動が場当たり的になり、採用の質が低下しやすい傾向があります。

また、客観的な視点が乏しく、採用判断が属人的になり、ミスマッチが起きやすい傾向があります。

バックグラウンドチェックやリファレンスチェックを併用すれば、候補者の経歴や実績を客観的な視点で確認することができます。

これにより、入社後のミスマッチやコンプライアンスリスクを軽減でき、採用の質向上につながります。

まとめ

ひとり人事のメリット・デメリット課題を解決する方法について解説しました。

人事業務は労務管理から採用、評価制度の構築など非常に多くの業務をひとりでこなすことになります。

しかし、すべてをひとりで抱え込む必要はありません。

経営層や現場との連携を高め、外部サービスやシステムを賢く活用すれば、負担を大幅に減らすことができます。

特に採用時のミスマッチは後から取り返すことが難しい問題です。

工数を削減できるものは外部ツールやシステムの活用し、採用戦略の構築や候補者の見極めなどに力を注ぎましょう。